客户手册
- 讲清你的方法与决策点。
- 纳入常见错误与例外。
- 说明该方法的适用范围。
为希望建议在会面之后仍然有用的咨询顾问,打造一份实用的客户手册。咨询顾问可以把审计问题、调研笔记和实施步骤带进 Bookeen,再把证据与决策整理成一份清晰的指南。客户手册应当让人在你离开房间之后仍能行动。写清决策是什么、支撑它的证据是什么,以及下一步由谁负责。如果一个页面只是在赞赏方法,却从不说谁做什么,那它是一场演讲,不是一次交接。
免费开始写你的书面向咨询顾问的实用客户手册,会展示一项建议背后的推理过程。咨询顾问可以说明要检查什么、如何在相互竞争的选项之间权衡,以及一项拟议行动在什么情况下适用。客户由此得到一套可以在实施过程中反复回看的顺序。先用客户自己的话写出决策,再解释你的框架。然后展示一个达到标准的案例和一个没有达到的案例。读者信任的是能让他们看到判断如何作出的手册,而不只是某个阶段的口号。
咨询顾问可以用 Bookeen,围绕同一个业务问题来组织自己的方法。把证据与解读分开,并说明每条建议的适用边界。在把项目笔记变成可复用的客户手册之前,咨询顾问应确认权限与来源。把例外放在规则旁边。写明事实缺失时该怎么做的页面会被人使用;假设每个字段都完整送达的页面,第一周就会被弃用。
示例说明:用 Bookeen 制作一份用于检查内容运营的客户手册。一个市场团队需要弄清发布为何停滞,并判断先修什么。此示例展示一种咨询方法,并不代表真实项目或实测结果。用一个仍然贴近你真实工作的虚构调研来练习:信息从哪里来、经谁之手、缺了哪项事实。把示例写进草稿之前,先删去任何可能识别出在世客户的信息。
咨询顾问从一个具体的业务问题开始。也许一个小团队需要弄清发布为何时断时续。把你的审计问题交给 Bookeen,说明每个问题能揭示什么,并把不相关的服务项目排除在范围之外。把决策写成一个是、一个否,或一个索取更多信息的请求,并指名有权做这个决定的人。一份只描述思考、却不说出那个人的手册,会让团队日后自己编造出决策权。
咨询顾问围绕证据与决策来组织客户手册。对每一节,把可观察到的事实与你的解读区分开。为外部说法附上来源说明,在演示涉及客户敏感信息的情境时使用虚构公司。把证据放在它所支持的选择旁边,并展示一个达到标准的案例和一个没有达到的案例。一堆没有对照的来源,会让读者自己去编造你以为已经写下的判断。
咨询顾问要说明下一步行动及其取舍。加入一个示例,展示的是取舍而不是完美结果。让建议与本章中呈现的证据保持对应。
咨询顾问在交付前审核来源、权限与说明。澄清缺失的步骤、核实引用,并把示例与真实研究发现分开。通读文件,判断哪些部分适合公开使用,哪些只应留在客户项目中。把草稿交给一个没有参加最初会议的人,让他只用这一页去采取下一步行动。他们提出的每一个问题,都是这页交接里的一个漏洞,哪怕在你听来行文已经完整。
在改动发布日历之前,先挑出最近的三篇内容,追溯每一个决定是谁做的。记录工作在哪些环节等待信息、审批或明确的负责人。这种模式可能揭示出一个换日历也解决不了的流程问题。
用清晰表达、语法和篇幅方面的工具,为咨询顾问制作实用的客户手册。咨询顾问可以简化一条说明、收紧一段解释,同时不删掉背后的证据。从一个同事本来会打电话问你的决策开始。当那个人能只凭这一页行动时,草稿就有用了。一份对你的方法的精美描述,如果没有负责人,仍然只是一本宣传册。
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把咨询顾问希望客户反复回看的证据、决策与实施步骤组织起来。当一位错过会议的同事能只凭这一页采取下一步行动时,手册才算真正能用。按决策、证据和负责人来比较各版草稿。关于公司的背景,只在会改变其中一项的地方出现。
从研究问题出发,经由证据,走到解读,搭建一条清晰的路径。把交接文档当成一个忙碌下午收到它的人来读。标出每一处你仍得靠猜才知道决策权、缺失事实或下一步的地方。那些猜测就是修改清单。
检查引文、数字、来源相关性,以及你论述的边界。一份内部手册和一份客户会长期保存的文件,可能需要不同的版本。等决策都清楚了再选,然后审阅你真正要发出的那份文件,包括任何必须和注释一起保留的表格。